ORAL COMMUNICATION | Lean healthcare: the effectiveness of the 5S method for the storage of medicines in a healthcare setting

[Lean healthcare: efficacia del metodo 5S per lo stoccaggio dei farmaci in setting medico]

Introduction. The 5S method is a Lean Management technique for organising the workplace according to specific stages of tidying, with the aim of eliminating waste and maximising logistical efficiency. The objective of the study was to assess the impact of implementing the Lean-5S method in the pharmaceutical storage area within a medical setting.

Materials and Methods. A pre- and post-intervention observational study was conducted across three levels of investigation: assessment of organisation (5S checklist), measurement of nursing staff satisfaction (questionnaire) and measurement of the time taken by nurses and nursing students to locate medicines (scavenger hunt). The 5S intervention was carried out in 2025 within the medical setting of a Level II A&E department, involving nurses in a training and operational programme for the reorganisation of medication storage areas according to the Lean-5S method.

Results. Overall compliance with the 5S checklist increased from 40% to 93.3%, particularly in the area of standardisation. Nursing staff satisfaction increased, particularly regarding the perception of order and ease of locating medicines. The time taken to locate medicines was reduced by 44.4% for nurses and by 59.7% for students.

Conclusions. The implementation of the Lean 5S method has had a positive and measurable impact on the organisation of medication storage areas, improving both operational efficiency and staff satisfaction.

Introduzione. Il metodo 5S è una tecnica di Lean Management per l'organizzazione dello spazio di lavoro in base a fasi specifiche di ordinamento, per eliminare gli sprechi e massimizzare l’efficienza logistica. L’obiettivo dello studio era di valutare l’impatto dell’implementazione del metodo Lean-5S nell’area di stoccaggio farmaci in setting medico.

Materiali e Metodi.  È stato condotto uno studio osservazionale pre e post intervento, su 3 livelli di indagine: valutazione dell’organizzazione (checklist 5S), rilevazione della soddisfazione del personale infermieristico (questionario) e misurazione dei tempi di reperimento dei farmaci di Infermieri e di Studenti di Infermieristica (scavenger hunt). L’intervento 5S è stato realizzato nel 2025, nel setting medico di un ospedale DEA di II livello, coinvolgendo gli Infermieri in un percorso formativo e operativo per la riorganizzazione delle aree di stoccaggio farmaci secondo metodo Lean-5S.

Risultati. La conformità complessiva alla checklist 5S è incrementata dal 40% al 93,3%, soprattutto nell’area relativa alla standardizzazione. La soddisfazione del personale infermieristico è aumentata, in particolare riguardo alla percezione di ordine e facilità di reperimento dei farmaci. I tempi di reperimento dei farmaci si sono ridotti del 44.4% per gli Infermieri e del 59.7% per gli studenti.

Conclusioni. L’implementazione del metodo Lean 5S ha avuto un impatto positivo e misurabile sull’organizzazione delle aree di stoccaggio dei farmaci, migliorando sia l’efficienza operativa che la soddisfazione del personale.